学校法人常翔学園の設置校である摂南大学と大阪工業大学の両大学において、同パッケージシステムの製品を利用していました。2021年度時点で導入から8年程度が経過しており、リプレイスの時期が来ていました。当時のシステムではカスタマイズを入れすぎてしまい、パッケージシステムであるにもかかわらず最新機能が適用できないという課題がありました。別途費用をかけて機能追加を行うこともありましたが、費用がかかるため諦めることも多々ありました。また摂南大学、大阪工業大学でそれぞれカスタマイズを自由に入れていたため、別システムのようになっていたのも課題でした。カスタマイズに関与した職員が在籍している間は問題ありませんが、人事異動してしまうとカスタマイズ内容について分かる人が不在になるという課題もありました。

　そのため、新しいシステムへの乗り換えも含めて、協議していく流れとなりました。

　2021年4月頃から、情報部門メンバーを中心としたワーキンググループでの検討が開始され、「カスタマイズは完全NGとし、パッケージでやりきる」という方針がトップダウンで下りました。

　前システムの後継バージョンとGAKUENシリーズのコンペを実施し、メインで利用する教務部門メンバーへのアンケートの結果、GAKUENシリーズの導入が決定しました。

システム選定において、サービス系システム(UNIVERSAL PASSPORT)に非常に大きな優位性を感じたこと、またノンカスタマイズで運用できるため、導入後のバージョンアップでの機能追加も期待できることが導入決定の理由となりました。また、本学ではもともと学生が利用するシステムがバラバラで、メインシステム以外に出欠管理システムや授業アンケートシステム、学修成果の可視化システムなど、多数のシステムを運用していたため、それらを一元化できるのは大きなメリットでした。さらに、ユーザインターフェースも非常に整っており、使いこなしていけば業務効率化を実現できると感じました。

　また新システムに移行することで、今までの「当たり前」を見直し、業務の棚卸ができるチャンスになるのではないかと考えたのも大きな理由です。合わせて、摂南大学と大阪工業大学の2大学で運用がバラバラであったため、システムの入れ替えは運用を統一できるチャンスだとも考えました。前システムの後継バージョンの導入であれば、導入時の負担が少ないということは理解していましたが、負担を避けるより業務効率化を進める未来をとりました。

　最後に、コンペ時に簡単に「NO」と言わなかったJAST社員の存在があったことも大きな理由です。大学側からの質問に対して、簡単に「NO」といわず「一緒に考えさせてください」というコメントをいただき、JASTであれば一緒に良い仕事ができるのではと思い、導入の決め手になりました。

　2022年5月から約6か月かけて、導入に向けた取り組みをスタートしました。
　はじめに「Fit＆Gap」を実施し、現行業務と新システムの機能Gapを抽出していきました。Gapとして発生したものを「Wants」と「Needs」に区別し、「本当に必要なことは何か」を考え、業務を最適化していきました。時には「ルールが設定されているそもそもの目的は何か」という点に立ち返り、ルールそのものを見直してシステムにFitさせていきました。

　また、システムの入れ替えを自分事として捉えてもらうため、Fit＆Gapには教務部門メンバー全員に参加してもらい、業務都合で参加できないメンバーにはオンデマンドでの勉強を徹底しました。当時、システムが得意な人に業務が偏るという課題もあったため、この機会に理解レベルを平準化することも兼ねて取り組みました。Fit＆Gapを繰り返す中でシステムへの理解も深まり、大学とJASTで様々な意見を出し合い、議論を重ね、課題をクリアしていきました。

　Fit＆Gap後の導入フェーズでは、Fit＆Gapで作成した整理書をもとに運用を検討していきました。Fit＆Gapで残っていた課題もこのフェーズで解決しました。また、この段階でコード設計やマスタの設定、データ移行、運用テスト、利用者向けのマニュアル作成などの具体的な作業もスタートしました。コード設計では附番ルールなどを全学部や摂南大学と大阪工業大学で統一していきました。

　システムを稼働させたのは2024年度後期からです。まずはシラバス機能から本稼働させ、2025年度版のシラバスを教員に入力いただくところからスタートしました。教務の年度末のメイン業務は成績処理、進級・卒業判定処理になりますが、この部分については前システムと新システムであるGAKUENのテスト環境で並行して処理を実行し、処理結果が完全一致したことを確認して、2025年からほぼすべてのシステムを本稼働させた流れとなります。

　また、どうしてもシステムの標準機能で対応が難しいものについては、Accessを活用してバージョンアップに支障のない範囲で個別開発を行いました。

　複数に分かれていたシステムが一本化されたことで、非常に大きな効果が出ていると感じます。学生もスマホアプリからシステムにアクセスできるようになったことで煩雑なアクセスから解放され、職員としても新入生ガイダンスで説明する際に説明しやすくなりました。それ以外の導入効果についてもいくつか紹介いたします。

　◆特別履修申請処理(抽選処理)

　　　抽選科目において、従来は別システムを使って学生に申請してもらい、職員で抽選処理を行っていました。

　　　現在はUNIVERSAL PASSPORTに入り口が統一され、処理自体もシステムで自動実行されるため、業務が圧倒的に短縮されました。

　◆定期試験実施調査

　　　定期試験の実施調査において、従来は別システムで教員に一つ一つ科目を入力してもらうことで、定期試験実施の有無を報告してもらっていました。

　　　UNIVERSAL PASSPORTでは調査機能が用意されており、簡単に回答・収集できるようになりました。

　　　試験の時間割表においても、システムに時間割を登録してしまえば、学生には履修科目のうち、

　　　試験がある科目のみ時間割が表示されるため、試験時間割表の作成、掲出業務も不要になりました。

　◆保証人への学業成績表発送

　　　保証人への学業成績表発送において、従来は年間2回、紙の成績表を保証人に発送していました。

　　　現在はUNIVERSAL PASSPORTから成績を確認いただく方法に切り替え、学業成績表そのものの発送も取りやめています。

　　　発送作業の時間を大幅に短縮するとともに、個人情報を取り扱うリスクの解消や発送にかかる委託費用の削減を実現できました。

　◆教室配当・管理

　　　教室管理においても、別システムで管理していたため、基幹システムと教室データが紐づいておらず、

　　　システム上で教室情報を学生・教職員に見せることができていませんでした。

　　　現在はUNIVERSAL PASSPORTから授業の教室が確認できるようになり、学生への教室案内が不要になりました。

　　　また教室の変更・利用申請についても、従来は問合せに対して職員から利用教室の提案、仮予約を行うというフローでしたが、

　　　現在では常に最新の情報をシステムで見せられるようになり、

　　　各自で教室利用を申請し、職員は承認するだけのシンプルなフローになりました。

　　　そのほか守衛や清掃業者の方にも、清掃や施錠をするタイミングをお知らせするために一週間分の教室利用状況表を渡していましたが、

　　　教室変更や新たな利用が発生する度に伝え直す必要がありました。

　　　現在はシステムを直接確認できるように設定し、リアルタイムで情報を取得して動いていただいています。

　今はすべての標準機能を使いこなせているわけではありません。今後はLMS機能であるクラスプロファイルの本格稼働やシラバスのAIチェック機能を活用した教職員の負荷軽減、要配慮学生の教員への伝達、学生面談の記録など、更なる修学支援の強化に取り組んでいきたいと考えています。

　また、現在、短期間での実施を余儀なくされている再試験業務をUNIVERSAL PASSPORTを用いて効率化することなど、職員からの提案で製品を活用した業務改善を継続して検討しています。

　GAKUEN/UNIVERSAL PASSPORTは、進化を続けるシステムであると思っています。システムの進化のためには大学からのニーズも必要なため、使っていくうちに感じたことを伝えることが必要です。今後も製品に対してのニーズを発信し、システムとともに進化をしていければと思っています。