昭和音楽大学様導入事例
昭和音楽大学
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昭和音楽大学様は、音楽学部に加え、短期大学部、大学院からなる音楽大学です。「礼・節・技の人間教育」を建学の精神として掲げ、高い品性とコミュニケーション能力をもった音楽家・音楽人を養成するべく教育実践に取り組まれています。多様なコースと一流の講師陣による指導で、創造する力を養い人類社会にとって欠かせない目に見えない価値を音楽を通じて表現する場を学生に提供されています。
今回はICT推進室 原室長にGAKUENシリーズ導入の経緯と効果について伺いました。GAKUEN RX1.0 Base, 入試，教務，就職，学費，Create Report
UNIVERSAL PASSPORT RX1.0 Base, 教務，就職，アプリ, 授業，出欠管理, 学生, 教室,
学修ポートフォリオ, マイステップ，研究業績，スマホ出席,
シラバス一括印刷，履修カルテ, WEB申請
GAKUENシリーズを導入いただいた目的・経緯について教えてください
本学では音楽大学特有の業務に対応するために10年以上にわたってパッケージシステムをカスタマイズして運用していました。
音楽大学特有の運用や管理が旧システムの標準利用では難しく、学内の意識として運用に困った場合や使いにくい機能はカスタマイズをすれば良いという考えが当然になっていました。そのため、毎年多くのカスタマイズ費用がかかっており、長年カスタマイズを繰り返したことによる不具合が多発していました。その他にも、最新の仕様・運用手順・マニュアルがどこにあるか分からなくなってしまっているという問題もありました。教職員から不満や要望が溜まっており、カスタマイズによる不具合や予算不足によって全ての要望が反映できず、リプレイスの要望も多く寄せられるようになりました。
上記の問題に加え、本学で予定しているセメスター制への移行、スマホ対応や履修登録時の待ち時間短縮といった学生からの要望にも対応するためリプレイスを検討することになりました。
システム選定の方針やポイントを教えてください
旧システムでの課題を踏まえ、新システムではカスタマイズではなくパッケージシステムに運用を合わせる方針で選定を行いました。展示会や資料請求などで情報収集を行い、最終的に音楽大学へ導入実績がある3社で検討しました。旧システムで利用していた機能や新システムで追加したい機能を一覧化して、必要な機能と不要な機能を取捨選択し、検証環境を各社からお借りして各部署の担当者と教職員で確認を行いました。具体的な選定のポイントは以下の5点を重視しました。
５つのポイントを基に比較検討した結果は以下のとおりです。費用については一定期間にかかる費用を比較しました。本学要望事項の機能については、LMSの機能を持っていることやポータルの見やすさからGAKUENシリーズが高評価となりました。今後のバージョンアップ計画や保守内容、導入事例についても各社に伺い、総合的に判断した結果、本学ではGAKUENシリーズを導入することに決定いたしました。
導入の効果・今後の展望を教えてください
導入後に実感した効果をいくつかご紹介します。
１つめは定期的なバージョンアップにより機能追加が行われ、長く利用できるシステムであることです。システム選定の方針として新システムではカスタマイズをせずとも長期利用が可能であることを期待していました。GAKUENシリーズを導入をしてから、既に１度リビジョンアップが実施され多くの機能が追加されていることを確認し、音学大学特有の業務にも対応できる汎用性の高さを実感しています。
セメスター制への移行についてもカスタマイズ費用がかからずに設定変更できると伺っておりますので、移行に向けて準備をしていきたいと思っております。また、保守サービスの一環として様々なイベントが開催されており、利用者へのサポートや情報提供、事例公開も非常に参考になっています。定期的なバージョンアップが行われるだけでなく保守サービスの手厚さも踏まえ、今後も長いお付き合いをさせていただきたいと考えております。
２つめは履修登録時のアクセスが集中してしまう課題が改善されたことです。毎年履修登録初日にはトータルの待ち時間が約8時間程度となっていたため、待ち時間が短縮されることを期待していました。GAKUEN導入後は、学年、大学、大学院のように各種条件で学生を分けられるようになり、卒業年次生と卒業年次生以外で分けて履修登録を実施しました。
結果、以前は履修登録初日に約8時間かかっていたアクセス時間を大幅に短縮することができ導入の効果を実感しました。来年度は、より詳細に分けることで待ち時間を０にできることを期待しています。
３つめは最新のマニュアルが一元管理され、教職員や学生が簡単に見つけられるようになったことです。リビジョンアップを実施した際には、ダウンロードサイトから最新版のマニュアルがダウンロードできるようになっており、ダウンロードしたマニュアルを学内で公開するだけで完結することができました。
また、月に1度GAKUEN STATION※１で時期に合わせた業務の手順書が公開されるため、どのような運用をすればよいか参考になりました。
4つめはGAKUENシリーズの機能の1つであるLMSを導入したことで、教務システム上で授業を登録すると自動的にLMSでも授業が生成されるようになったことです。以前は履修者の登録・削除が自動化されておらず、WEB会議ツールで授業毎にグループを作成していましたが、その手間を省くことができるようになりました。
最後にWEB申請機能の導入により、学割の申請や履修取消申請、学内プリンターの印刷枚数追加申請など様々な申請がWEBで完結できるようになりました。学生が窓口に来ることなく申請や申請状況の確認ができるようになり、ペーパーレス化が進んだと実感しています。
以上の効果を実感でき、GAKUENシリーズは一言でいうと導入してよかったと思えるシステムでした。今後は新製品の卒業生サービス「ALUPA（アルパ）」※２やGAKUENシリーズと併せて利用できるBIツールの導入も検討したいと考えております。
※１ GAKUEN STATION
GAKUEN STATIONは、大学教職員様向けの情報発信サイトです。製品情報やイベント情報などお役立ていただける
様々なコンテンツを配信しています！手順書はユーザ様限定でご覧いただけます。
利用登録はこちら ▶ https://v2.nex-pro.com/gakuen
※２ ALUPA（アルパ）
卒業生にご利用いただけるサービスです。
ALUPA HPはこちら ▶ https://www.jast-alupa.com/
