本学では旧教務システムを10年ほど利用していましたが、かねてより学生ポータルサイトの充実化や事務業務の効率化、そして複数のシステムを運用していることからシステムが点在しているという課題を抱えていました。これらの課題を解決するため教務システムのバージョンアップを検討していましたが、従前からの機能仕様をベースにカスタマイズを多く実施していたため、バージョンアップにかなり高額なコストがかかることが分かっていました。これらの課題解決を図りたいにもコストの問題からバージョンアップに踏み切れないという状況でしたが、旧教務システムの保守期間終了というタイミングもあり、新システムへの移行を検討することになりました。

　新システムではパッケージ製品を中心に検討し、最低限必要な部分のみカスタマイズを許容する方針とすることでコスト低減を図りました。システム選定は展示会等で情報収集を行い、現行ベンダーを含む3社で検討しました。選定のポイントとしては以下4点を重要視しました。

　各社からの提案・デモンストレーションの結果、4点とも評価が高かったGAKUENを導入することが決定しました。また、GAKUEN以外は様々な他社製品を組み合わせた提案となっていましたが、GAKUENはワンパッケージで本学の要望を実現できるという点を高く評価し、満場一致でGAKUENに決まりました。

　導入における取り組みとしては業務負荷の分散と、学内コンセンサスの形成を意識しプロジェクトを推進しました。本学では4つのキャンパスがあり、各キャンパスごとにGAKUEN導入プロジェクトチームを発足しました。導入に向けた打合せでは、教務課がメインとなり業務有識者が常時10～15名ほど打合せに参加していました。課員は通常業務を実施した上で、GAKUENの導入を進める必要があるため、業務に関するスケジュール管理の強化や、繁忙期を考慮した業務分担等工夫しながら導入を進めました。また、プロジェクトで決めた内容に手戻りが発生しないよう、事前に各キャンパスのチームリーダーとすり合わせを実施し、各キャンパスのトップ層にも事前に話を通しておくことで、スムーズに了承してもらえることを心掛けました。さらに、キャンパスごとに開催している教務委員会や教員主体の委員会で、同一の議題に対して同じ結果となるよう事前に話を通しておくことで、足並みをそろえて学内の合議を得ることができました。稼働前には、職員主催で教員向けに新システムの事前説明会を開催しました。システムが新しくなる＝運用を変えないといけないためネガティブな反応を覚悟していましたが、便利になる点や新しくできるようになることをアピールしたことで、とくに反対意見もなくGAKUENを受け入れていただけました。

　とはいえ、従来利用していたシステムと仕様が異なるため導入には時間がかかり、とくにマスタ類の登録に時間を要しました。4月にGAKUENの稼働を迎えたのですが、通常業務の繁忙期とGAKUENの稼働が重なり、もう少し早めに検討や設定が完了していれば良かったと考えています。 

　GAKUEN導入を機に学生サービスの大幅な向上を実現することができたと考えています。これまでは紙の掲示や、システムが点在しているため、内容によって確認する先のシステムも異なっていましたが「UNIVERSAL PASSPORTを見てください」という一言で事足りるようになったことは非常に大きかったです。また、UNIVERSAL PASSPORTは直感的に操作できるため、稼働後も学生からの問い合わせはほとんどありませんでした。稼働時はコロナ禍により大学へ登校できない状況であったため、学生はマニュアルのみでUNIVERSAL PASSPORTを理解し操作する必要がありました。新入生に至っては初めて履修登録を実施するという状況でしたが、結果的には学生からの問い合わせはほとんどありませんでした。

　業務効率化という点でも大きな効果が出ています。例えば、履修登録でミスがあっても、学生ごとに適切なエラーメッセージが表示される仕組みになっているため、履修登録ミスや漏れというものがほとんど無くなりました。さらにこれまでは紙運用がメインとなっていたため、掲示書類や各種申請書類が月に400枚以上発生していましたが、UNIVERSAL PASSPORTの導入によりペーパーレス化を実現できました。それまで書類1件あたり5分程度処理に時間がかかっていましたが、UNIVERSAL PASSPORTでは1分程度で処理可能となったため、月3～4日分の効率化を実現することができています。

さらにこれまでExcelで管理していた教室予約もUNIVERSAL PASSPORTに統合しました。それまでは、教員が窓口に紙の申請書を提出する運用だったのですが、事前にどこの教室が空いているか窓口で確認しても、その後に紙の書類を提出する時には既に埋まってしまっているというケースが発生していました。現在では教員自身がUNIVERSAL PASSPORTで予約状況の確認、申込みをすぐに申請できるようになっているため、何度も窓口で確認する手間を無くすことができました。また担当学生の履修状況、成績なども窓口に行かなくてもすぐにUNIVERSAL PASSPORTで確認できるようになったため、指導がしやすくなったと評判です。

　コスト面でも効果が出ています。GAKUEN、UNIVERSAL PASSPORTは「設定」で対応可能な範囲が広く柔軟性に優れていると考えています。シラバスの項目は自由に追加でき、学生や教員が利用できるメニューも自由に作成することができます。カスタマイズをせずに設定でカバーできる範囲が広いことでイニシャルコストを抑えることができました。また、点在していたシステムを統合することができたため、ランニングコストの低減も実現できました。

　GAKUENの導入により本学が抱えていた課題を解消することができました。今後は、大学での学びに必要なデジタルを活用した教育支援や事務業務のDX化、DX人材育成などに対応できるような新たなサービスを提供していただけることを期待しています。パッケージ製品の更なる充実や本学に最適な機能の提案を期待しています。

※ 上記の導入事例は2022年10月時点の内容です。

※ 取材内容は全て2022年10月時点のものです。