GAKUEN導入以前（90年代）はオフコンを使用し、地元業者と大学が連携して開発した独自のシステムで成績処理を行っていました。ところが、科目数の増減や成績表記の多様化、GPAなど新たな指標を導入するたび、システム改修に時間がかかり、経費も多額になったことで、システムの機動性が失われていました。そこで、教職員間で発想を転換して、多くの大学が採用する標準的なシステムに合わせ、独自開発をやめることにしました。

　当時GAKUENは100校程度の導入実績でしたが、東京と大阪でGAKUENを採用している２大学を訪問し、利用者の感想を伺い、導入を決定しました。(川野様)

　導入当初の教授会では、今までとは異なる成績判定資料に批判もありましたが、「これが日本の標準ですから」と丁寧に説明を行い、ご納得いただきました。その後、GAKUENが高等教育の変化を察知し、かつ多くの大学からの要望を取り込みバージョンアップしたので、本学も定期的にバージョンアップに対応し、2017年には最新バージョンのUNIVERSAL PASSPORT RX、2019年にはGAKUEN RXを導入しました。

　以前は個別開発をいくつか行っていましたが、現在は帳票ひとつのみを個別開発で対応しています。先生方も代替わりする中で、現在ではGAKUENが学内の標準になっています。(川野様)

　また、2019年のGAKUEN RXの導入と同時にUNIVERSAL PASSPORTの教室プロダクトの利用を開始、2020年には出欠管理、授業プロダクトの利用を開始しました。(古澤様)

　悪天候での当日休講、休日等に掲示配信が必要な場合は、教職員ともに各自自宅からも操作でき、とても便利です。授業評価や各種調査等でアンケート機能もよく利用しています。コロナ禍のオンライン期間中には「UNIVERSAL PASSPORT授業プロダクト」を利用して、オンデマンド授業を実施し、現在はオンライン期間以外でも課題提出等で活用しています。GAKUENとUNIVERSAL PASSPORTは毎日利用しており、すべてオンライン上で操作することができ、即時に対応できます。

　導入当初はパソコン版のみでしたが、学生向けのスマートフォン機能やスマホアプリがリリースされたため、学生の利用率もあがっています。2012年にEXシリーズを導入、2017年にRXシリーズへバージョンアップしましたが、バージョンアップごとに利便性が向上していると感じています。

　現在、UNIVERSAL PASSPORTの保護者機能は利用していませんが、保護者から大学の情報を入手したいという要望が年々増加しています。そこで、入学時に保護者のメールアドレスを提示していただき、UNIVERSAL PASSPORTの機能を使って、情報提供をしたいと考えています。(古澤様)

　今後は、GAKUENを利用した卒業生の名簿管理、卒業生に向けた情報配信や寄付の受付および申請書類のペーパーレス化、ワークフローシステムなど、大学業務を更にDX化できるソリューションを期待しております。(川野様)

　※本事例は2021年10月時点のインタビュー内容です。