今回は追試験制度での利用事例についてご紹介します。
　追試験制度は、病気や交通遅延等のやむを得ない理由で試験を受けられなかった学生に対し試験の機会を設けるものです。追試験を受けるには①追試験願提出（学生）→②書類確認（事務）→③追試験受験可否を判断（学科教務委員）→④追試験へのエントリー・試験料納金（学生）といった手順を踏む運用としています。

　従来、追試験願については窓口で対応していましたが、図の赤枠の手順についてWEB申請で運用を開始しました。導入の初年度ということもあり運用範囲を絞りましたが、WEB申請では承認のステップを複数組むことができるため、将来的には③追試験受験可否を判断（学科教務委員）まで対応範囲を広げたいと考えています。

申請のレイアウトについて

　追試験願の必須項目として「追試験となった理由」「追試験を受験したい授業の特定」「本来の試験日」「根拠資料」などさまざまな内容を含みますが、レイアウトの項目として選択方式、文字入力形式、日付形式、ファイル添付などが用意されているため、項目を組み合わせて作成しました。例えば「追試験となった理由」などは、自由記述ではなく入力内容に誤りがないよう選択方式を利用してレイアウトを作成しました。またファイルを添付して提出が可能なため、根拠資料をWEBで受け付けられます。
　こうした申請項目のほか、申請における注意事項や補足事項を設定可能なため、申請者に分かりやすいレイアウトを作成できました。

申請を受け付ける事務職員側の運用について　

　申請が登録されると、UNIVERSAL  PASSPORT上でお知らせの表示と、自動配信メール(登録通知)が配信されるため、申請の見逃しがありません。内容を確認し、承認者にて承認・却下・差戻しを対応していく流れとなります。
　承認者は申請者に対してコメントを入力することができるため、差戻しの際に別で修正依頼を連絡する必要がなく、申請者への修正依頼を簡素化することができました。承認作業については、一覧からまとめて処理することもできるため作業の負荷を軽減することができます。

　申請内容はExcel形式でダウンロードすることができ、添付資料もzip形式でまとめてダウンロードが可能です。一括でダウンロードした添付資料はシステムにて申請番号や学籍番号を含むファイル名にリネームされるため、申請情報と照らし合わせて根拠資料の確認作業を進めることができました。

１．WEBでの申請による資料管理業務の負担軽減
　追試験願を提出するにあたり、従来は根拠資料として遅延証明書やパソコン画面の写真、レシート、診断書などといった物理的な資料の提出を必要としていました。形式やサイズ、枚数が統一されず提出されていたことで窓口での受け取り後の管理で苦労しており、受付ボックスに提出書類がたまってしまうことも多々ありました。
WEB申請を導入しWEBでの提出になったことで、物理的な書類提出がなくなり事務職員の負担軽減につながりました。

２．窓口に行けない学生からの申請受付
　昨年はコロナ禍のただ中で罹患者も多かったことから、追試験願の提出者は例年の2倍ほどに増えていた状況でした。比例して提出書類も膨大になり、書類管理に苦労する結果となりました。そうした背景もありペーパーレス化がより一層求められたのですが、WEB申請の導入によりコロナウイルスに罹患した学生など事務カウンターへの提出が難しい状況にある学生がWEB上で簡単に申請することができるようになりました。

３．学科教務委員への資料受け渡しがスムーズに
　学生から提出された根拠資料をもとに学科教務委員にて追試験の受験可否を判断するにあたり、従来は事務職員にて根拠資料をデータ化する作業が発生していました。様々な形式やサイズ、枚数の資料をデータ化するには手間がかかり、提出締め切り後すぐに学科教務委員に受け渡すことが難しく、タイムラグが発生していました。
　WEBで根拠資料を回収することで、事務職員の作業軽減とともに学科教務委員への受け渡しがスムーズになり、追試験の受験可否の判断を迅速化することができました。

　導入初年度ということで利用範囲を絞っての運用となりましたが、今後はさらに範囲を拡大して活用し業務効率化、ペーパーレス化を進めていきたいと思います。

※本事例は2023年11月にご講演いただきました内容をもとに作成しております。