本学では2018年当時、旧教学事務システムにおいてスクラッチ開発による制度変更対応への弊害やソフト老朽化によるセキュリティ問題など様々な課題を抱えていました。旧学生ポータルシステムについても、開発保守ベンダーの製品開発からの撤退が決まり、サポート終了も通告されました。また、教務、学生、就職、入試等の各部門でそれぞれ別のシステムが稼働しており、部門ごとにシステム担当者が必要で手作業も多く、連携や利便性が悪い状況でした。

　そこでシステム更改にあたり、3つの方向性を軸として選定を開始しました。まずは、「パッケージ製品への移行」です。極力カスタマイズは実施せず、バージョンアップが容易にできることを重視しました。次に「クラウド化」です。災害時やシステムの利用が集中しても柔軟に対応できるクラウドを前提とし、他大学でも運用実績のあるクラウドを採用する方針としました。最後に、「教務システムとポータルシステムが同一パッケージであること」です。現在複数稼働しているシステムの入り口を一本化でき、利便性と連携性が高いシステムの構築を目指しました。(森山様)

　システム選定のため、業務ヒアリング（Fit＆Gap）等の打合せには事務職員を中心に現場担当者が参加し、本学の年間業務スケジュールと帳票資料をパッケージ標準機能や標準帳票と比較し、パッケージ標準で運用できる機能とカスタマイズが必要な機能を仕分けしました。カスタマイズが必要と判断された機能でも、業務を変更しパッケージへ合わせる運用を選択することでカスタマイズ本数を削減でき、理想であったパッケージ型に近づけることができました。

　その他にも導入実績が多く導入経験が豊富なSEがいること、ポータル機能が充実しており、スマホアプリやポートフォリオ、保護者ポータル、学内電子マネー等、将来の拡張性に期待できること、そして本学同規模大学の導入経験も豊富であることに加え、関西の大規模大学でもクラウド環境への導入実績があることを総合的に評価し、GAKUENの導入を決定しました。

　導入中にはカスタマイズを回避しパッケージの仕様に合わせるため、様々な調整を行いました。例えば、本学ではGPAと評定平均の両方を使用していますが、GAKUENでは両方の管理ができないため、GPAへ一本化する方針を調整しました。また、休補講、教室変更の際には紙の掲示とポータルでの配信を併用していましたが、UNIVERSAL PASSPORTには掲示用の印刷機能がないため、ポータルでの配信へ一本化を行いました。

　GAKUENおよびUNIVERSAL PASSPORTはテーブル定義書を含め、データベースが公開されているため、学内でツールを作成し対応することで、さらにカスタマイズ費用を抑えました。(田中様)

　パッケージシステムはこれまでの独自開発システムと比べると、項目や設定等、機能が豊富で使いこなすには慣れが必要です。一方で、パッケージ機能で卒業年次生が履修登録時に卒業見込判定ができるなど、様々な対応が実現できるようになりました。また、他のアプリと比較すると改善が必要な箇所はありますが、学生がスマートフォンアプリでUNIVERSAL PASSPORTを利用できる点も非常に便利で、GAKUENにしてよかったという意見も上がっています。

　今後もバージョンアップやスマートフォンアプリの改善含め、「みんながハッピーになり、ずっと使えるGAKUEN」を期待しています。(田中様)

　※本事例は2020年10月にご講演いただきました事例内容を元に作成しております。