2019年に旧システムのミドルウェアのサポートが終了することになり、このまま旧システムを更新するか、新しいシステムに乗り換えるかを選択する機会となりました。旧システムは2012年にスクラッチ開発で導入しており、毎年のように追加開発が発生していました。この終わりなき開発スパイラルから脱却したいという思いが強かったため、次はパッケージ製品を、できればカスタマイズなしで導入したいと考えていました。経理・管財・学費システムとしてGAKUEN EXを、人事給与システムとしてGAKUEN ZeeMを導入していた背景があったことから、合理化のため、新しい基幹システムについてもGAKUENシリーズに統一するという案が浮上しました。

　2019年にシステム選定と予算化を検討し、翌2020年に情報システム課が中心となって基幹システム更新プロジェクトを発足させました。その後、システム導入・データ移行を進め、2022年3月に本番稼働を迎えました。

　プロジェクト発足から運用開始まで約一年半でしたが、コロナ禍ということもあり、打合せは主にオンライン中心で行いました。打合せやJASTによる導入支援はすべて録画し、いつでも内容を振り返ることができるようにしました。また、JASTを含めた関係者全員でオンライン上で資料を共有するなど、様々な方法で情報共有を工夫しました。

　普段の業務に加え、コロナ関連の対応を行いながら、打合せや導入支援に時間を費やすことに苦労しました。打合せ回数は20回を超え、他のプロジェクトと比較するとやや丁寧すぎるような印象もありましたが、おかげで関係者が納得しながら先に進むことができ、結果的には正解だったと感じています。

　導入を検討する中での最も大きな問題は、パッケージに無い機能や他システムとの連携をどうするかという点でした。業務の方法を大きく変えると現場の負担が大きくなるため、できるだけ旧システムで行えていたことは新システムでも行えるよう配慮する必要がありました。一方で、予算の問題もあり開発は最小限に抑えなくてはならず、検討した結果、情報システム課が中心となって、EAIとRPAの活用による内製にチャレンジすることにしました。

 　まずEAIの活用について、​本学では2016年にEAIとして「DataSpider」を導入し、学内のさまざまなデータの統合を行っています。当プロジェクトではこのEAIを活用し、システム間のデータ連携、データの集計、GAKUENへの一括登録用ファイルの作成などに利用しています。

　下図はEAIの処理を図式化したものです。コードを書くことなくGUIで簡単に作ることができ、新入生の一括登録データの作成や多欠席状況の調査・報告、健康診断結果の連携等で活用しています。

　EAIを活用できた成功の要因として、GAKUENシリーズのデータベースでは読み込みに限りアクセスが許可されており、JASTから詳しい仕様を開示してもらえたことが大きかったです。その他にもEAIは他クラウドシステムとのデータ連携や学内データウェアハウスへのデータ蓄積等幅広く利用しています。

　続いてRPAの活用について、本学では、2018年にRPAとして「WinActor」を導入したのち、2021年からは「UiPath」に変更し利用を続けています。

　当プロジェクトでRPAは、GUI操作を必要とする業務の自動実行等に利用しました。GAKUENがWebブラウザ上での操作であることを受け、ボタン操作や文字入力、ファイルのダウンロードに活用しました。また、連続する処理をワンステップで実行する際にも利用することができました。Excelの情報をもとにGAKUENに入力を行ったり、EAI処理の前処理としてファイルをダウンロードしたりといった活用をしました。例えば、学生がUNIVERSAL PASSPORT(以下、UNIPA)で登録した履修データをGAKUENに一括登録する場合、通常は手動でデータをダウンロードする必要があるところを自動的に実行するといった形で活用しています。

　本学では、EAIやRPAを活用してもカスタマイズはゼロにはなりませんでした。ボタンや表示されている内容を変更するといったUNIPAのUIを変更しなければならないカスタマイズは、EAIやRPAでは対応できなかったからです。しかし、できるだけカスタマイズを抑えたかったため、製品のままでは運用が煩雑になるものに限って精査を行いました。その結果、学生がUNIPAで出席登録を行う際に、授業評価アンケートのページへ遷移するようにする等、計4つのカスタマイズのみを実施することになりました。カスタマイズや連携プログラムの開発を最小限に抑え、スクラッチ開発並の使い勝手をパッケージ製品＋ノーコードで実現することができました。

　EAIやRPAを活用して、開発しなければいけなかった30以上のカスタマイズを抑えられたことで、開発費が削減でき、予算内での導入を実現できました。もちろんEAIやRPAにもコストは発生しますが、学内のあらゆる業務に活用できるため、費用対効果は大きいと考えます。

　GAKUENシリーズに関する質問は、GAKUEＮサポートセンターへ問い合わせることができ、すぐに回答が返ってきます。サポートセンターへの問い合わせで解決できない問題については、JASTのSEにスポットで対応をお願いしています。以前のシステムでは何でもサポートセンターに丸投げしていましたが、現在は、年間のスポット対応日数が決まっていることから、我々情報システム課がしっかりと切り分けをし、なるべく自己解決しようという努力をするようになりました。また、以前のスクラッチ開発と違い、パッケージ製品であるGAKUENシリーズはマニュアルが充実しており、利用者からの問い合わせの多くは情報システム課内で対応できています。

　今後の予定として2024年3月にGAKUEN RXと連携したコンビニ証明書発行システムの導入検討を進めています。

　GAKUENシリーズで取り扱うデータは蓄積され、今後の本学の教育および経営戦略のために活用していきます。その意味でもこの度はGAKUENシリーズを核としてしっかりとしたシステム基盤を構築することができたと実感しています。

　※本事例は2023年7月にご講演いただきました事例内容をもとに作成しております。