メディアセンター事務部

情報システム課　主任

松本 翔様

GAKUEN導入リーダ

　本学では2019年 ごろから次期学務システムのリプレースを検討開始いたしました。GAKUENを導入する前の旧学務システムは10年ほど利用していましたが、カスタマイズを多数実施しておりメンテナンス性に課題を抱えていました。当時はそれまで利用していたシステムの機能継承が基本路線であったことに加え、旧学務システムが開発・カスタマイズを前提とした製品であったことから、結果カスタマイズが多数発生してしまいました。そして、リース期間満了に伴い、システムを継続するかリプレースするか検討することになりましたが、下記のように課題が多く、必然的に別システムへの移行を検討することとなりました。

　システム選定にあたっては、①本学の現状課題を解決できること、②業務を停滞させずにきちんと運用できること、③コストが現在よりも下がることの3点で評価いたしました。

　カスタマイズを低減するにあたり、UNIVERSAL PASSPORT（以下、UNIPA）は学生や教員が利用するため最低限のカスタマイズを認めましたが、GAKUENは職員だけが利用するシステムのためカスタマイズを実施しない方針としました。事前にこの方針を立てて共有したことで、学内全体がこれを理解・意識して導入を進めることができました。

　選定は旧学務システムのベンダーとJASTの2社で検討いたしました。3社以上に声がけする案もありましたが、課題②で記載したとおりパッケージの中で業務をカバーしていきたいという意向があり、事前の検討に時間をかけたかったため2社選定としました。システムの利用部門（教務課、学生支援課、入試広報課、財務課）にも参加してもらい、JASTによる機能の詳細説明会を開催しました。フットワークが軽く、積極的な情報提供をしていただけたことで、パッケージ標準機能を利用することで運用が可能である目途をつけることができました。そしてその結果、製品自体のカスタマイズはゼロとなり、旧学務システムの60機能から比べると大幅な削減に成功することができました（※1）。またそれに伴い、導入費用と年間の保守費用も旧学務システムと比べ大幅に削減することができました。

　最終選考は学内の主要メンバーの合議で決定しました。本学では各業務のメイン担当者や管理職で構成されている業務改善会議という会議を開催しています。そこで、旧学務システムとGAKUENを比較し、それぞれできること・できないことを整理し報告しました。各選定ポイントにおいてGAKUENが高く評価され、GAKUENの導入が決定いたしました。

　導入は、2021年3月の稼働を前提に、契約締結できたのが2020年の4月と、1年を切っている状態でした。しかも、この時期はコロナ禍から初めての緊急事態宣言が発令され、スケジュール通りに稼働を迎えることできるのか不安でいっぱいでしたが、数々の導入実績があるJASTのサポートや学内の調整を重ねることで、なんとかリリース時期を厳守することができました。導入サービスの日数は延べ79日と学内の各部署にも協力いただき導入を進めることができました。

※1　製品へのカスタマイズ以外では他システムとの連携を4件、バッチ開発を1件手掛けています。

     スマホ出席プロダクト

　稼働から半年程度たった時期に学生へアンケートを実施したところ、旧学務システムと比較して8～9割の学生が使いやすいと回答しており、学生からの評判もおおむね良い結果となりました。また、スマホアプリのインストール率は約90％にのぼり、ほとんどの学生がスマホアプリを活用しています。掲示の既読も旧学務システムと比べると約4倍になりました。教員からは学生との面談記録をUNIPAのプロファイルに集約したことで、Web上でいつでも確認できようになったと評価いただいています。職員からは学生への掲示についてフォント・文字サイズ・色などを自由に設定できるため情報伝達に有効的と聞いています。また、毎年苦労していたカリキュラム改訂対応の作業負荷が軽減したことや、時間割変更時に教員・学生・教室の重複チェックが格段に楽になったと評判です。他にもこれまでバラバラだったシステムをUNIPAに統合できたことで、システム管理面の負荷軽減と、年間のコストダウンに繋がりました。

   学生プロダクト（プロファイル）

   上記は製品標準の画面となります。

　現在運用を進める中で様々な意見やアイディアが出ています。システムで解決できるものについては、JASTにその内容を伝え、今後の製品拡張案の1つとして対応されることを期待しています。また、それがパッケージ製品の良い点でもあると考えていますので、是非積極的な製品対応を検討いただければと思います。

　学内には、従来のやり方・昔の運用方法に固執している業務がまだまだ散見されます。その業務の本当の目的は何なのかを明確にして、業務改善に取り組みつつ、JAST協力のもと学内のDX推進や業務効率化に引続き取り組んでいきたいと考えています。